Master-Interlook:Invoice

Версия статьи от 29-01-2014. Для перехода на версию статьи, соответствующую используемой Вами версии программы, нажмите ссылку в таблице

Более ранние версии: До 2009.2.22 включительно

Введение

В данной статье описывается работа с инвойсами в ПК «Мастер-Interlook».

Новый инвойс (New Invoice)

При создании нового инвойса экран Invoice имеет вид:

Invoice – номер инвойса. Номер инвойса автоматически формируется после его сохранения. Формат номера инвойса определяется настройками ПК «Master-Interlook».
Version – версия инвойса. При создании инвойса формируется его первая версия, после изменения параметров инвойса изменяется номер версии (прибавляется единица к текущему номеру версии).
В полях Program Owner, Customer, Currency, Invoice Type, From ... To ... автоматически задаются параметры, выбранные в диалоге формирования инвойса; либо в заданные в форме, из которой создается инвойс.
Planned Payment Day – планируемая дата оплаты, по умолчанию задается дата начала первой услуги (по предоставлению) в инвойсе.
Notes – поле заметки по инвойсу.
Все отобранные в инвойс заявки попадают в нижнюю часть экрана (исключение - путевки со статусом Confirmed, они сразу попадают в верхнюю часть экрана). Они еще не включены в счет. Для того чтобы добавить заявку в инвойс, необходимо переместить ее стрелкой вверх.

Признак Details раскрывает заявки по услугам. Для добавления отдельных услуг нужно установить признак Details и переместить эти услуги вверх.

При детализации заявок по услугам в экране Invoice для каждой услуги отображается информация:
Reservation - номер заявки;
Service – название услуги в заявке;
Service Status – статус услуги;
Service Price in Invoice – стоимость услуги в инвойсе – равна разнице брутто-стоимости услуги и уже выставленных по данной услуге инвойсов. Show in invoice – признак видимости услуги в инвойсе. Услуги, у которых проставлен в заявке этот признак, попадают в инвойс (в заявке для услуг, имеющих ненулевую брутто-стоимость (Price), он проставляется автоматически; а для услуг, не имеющих цену, или с нулевой стоимостью этот признак можно снять).
Price – брутто-стоимость услуги;
Paid – оплата по услуге;
Currency – валюта;
Other Invoices – номер уже выставленного по данной услуге инвойса. Его можно открыть, щелкнув 2 раза мышью по номеру. По услуге может быть выставлено несколько инвойсов. В таком случае в поле Other Invoices перечисляются номера инвойсов через запятую.

В экране Invoice c помощью признака Show services with no «Show in invoice» отображаются услуги, у которых признак Show in invoice выключен (т.е. все услуги в путевке).
C помощью кнопки Partial Invoice в режиме детализации по услугам можно выставить инвойс не на полную сумму по всем услугам, включенным в инвойс (Service Price in Invoice ), а на заданный процент от этой суммы (подробнее см. Варианты создания инвойсов).

Важно!!! Если по услуге уже был выставлен инвойс на полную стоимость, то стоимость Service Price in Invoice этой услуги должна быть
равна 0.

В центральной части экрана Invoice находятся услуги, включенные в инвойс, в нижней части экрана – не включенные. В поле Sum инвойса отображается сумма, равная сумме Service Price in Invoice по всем услугам, включенным в него. Когда услуги добавлены в инвойс, необходимо его сохранить.
Вкладка Files экрана Invoice предназначена для добавления файлов к инвойсу. Также на данной вкладке сохраняются распечатанные инвойсы (после распечатки инвойса пользователю предлагается его сохранение в базу данных).

Редактирование инвойса

Открыть уже сформированный инвойс можно из экрана Invoice Management, либо из вкладки Invoices and Payments экрана Reservations. В инвойсе редактируется номер, планируемая дата оплаты, заметки, также можно добавлять или удалять услуги с помощью стрелок вверх-вниз. После любого подобного изменения у инвойса меняется версия (Version).

Изменение стоимости услуги

В случае изменения брутто-стоимости услуги у нее в инвойсе (и в путевке) проставляется признак Need invoice remaking (необходимо «перевыставить» инвойс). Чтобы «перевыставить» инвойс, необходимо перенести услугу с измененной стоимостью вниз стрелкой (при этом у нее поменяется стоимость Service Price in Invoice на новую), затем опять перенести услугу вверх и сохранить инвойс.

Добавление новой услуги

Если в путевку, входящую в инвойс, добавлена услуга (с тем же customer), то в инвойсе эта услуга попадет в нижнюю часть экрана. Чтобы включить ее в инвойс, нужно перенести ее вверх стрелкой и сохранить инвойс.

Инвойс типа Reservation List

Инвойс данного типа содержит список заявок, и в нем отображаются изменения (изменение стоимости услуги, добавление новых услуг) только по заявкам, включенным в него.

Добавить новые путевки/услуги в такой инвойс можно с помощью кнопки Add Reservations, при этом открывается экран поиска заявок Search:

В данном экране поиск и отбор заявок осуществляется с помощью следующих фильтров:

• Date type – тип даты;
  

Create – отбираются путевки по дате создания;
Check in – отбираются путевки по дате заезда.

• From To – диапазон дат;
  
• Reservation – поиск по номеру заявки;
  
• Reservation Status – отбор заявок по статусам;
  
• Payment – отбор заявок по признаку оплаты.
  

Параметры Program Owner, Customer, Currency заданы те же, что и в инвойсе. Для добавления заявок в инвойс нужно выделить их и нажать ОК. Отобранные заявки в экране Search попадают в нижнюю часть экрана Invoice и их можно включить в инвойс по обычной схеме.
C помощью кнопки Delete other invoice details в экране Invoices можно удалить услугу из других инвойсов, в которые она была включена.

Инвойс типа Check-In Period

Инвойс данного типа формируется по периоду (по заезду/заездам). В нем отображаются изменения не только по заявкам уже включенным в него, а также новые созданные услуги/заявки, которые подходят по параметрам для данного инвойса (с теми же Program owner, Customer, Check in, Currency), и которые можно включить в инвойс. Однако добавить заявки с другими параметрами (например, с другой датой заезда) нельзя. Кнопка Add Reservations для такого инвойса не активна.

Удаление инвойса

Удаляется инвойс кнопкой Remove. Для услуг, которые были включены в данный инвойс, и для соответствующих заявок проставляется признак Need Invoice remaking.
Удаленные инвойсы можно просмотреть в экране Invoice Management, для этого в нем необходимо установить признак Show deleted.

Печать отчета Invoice

Отчет печатается с помощью кнопки Print.
Для печати отчетов из экрана Invoice необходимо предварительно настроить вывод отчета из этого экрана в экране Report tunning (Settings → Report tunning) - подробнее см. Вывод отчетов

Признак Show services with no show in invoice

В случае включения признака Show services with no "Show in invoice" становится доступным включение в инвойс услуг у которых не установлен признак Show in invoice.
Признак Show in invoice устанавливается автоматически для всех услуг со стоимостью отличной от нулевой в экране Reservations. Снятие признака Show in invoice доступно только по услуге с нулевой стоимостью.
Возможность проставления признака Show services with no show in invoice регулируется действием Show services with no Show in invoice.