Master-Interlook:Invoice

Новый инвойс (New Invoice)

При создании нового инвойса экран Invoice имеет вид, представленный на Рисунке:

Invoice – номер инвойса. Номер инвойса автоматически формируется после его сохранения. Формат номера инвойса определяется настройками ПК Master-Interlook.
Version – версия инвойса. При создании инвойса формируется его первая версия, после изменения параметров инвойса изменяется номер версии (прибавляется единица к текущему номеру версии).
В полях Program Owner, Customer, Currency, Invoice Type, From To автоматически задаются параметры, выбранные в диалоге формирования инвойса, либо в заданный в форме из которой создается инвойс.
Planned Payment Day – планируемая дата оплаты, по умолчанию задается дата начала первой услуги (по предоставлению) в инвойсе, Notes – поле заметки по инвойсу. Признак Detailes раскрывает заявки по услугам. Все отобранные в инвойс заявки попадают в нижнюю часть экрана. Они еще не включены в счет. Для того чтобы добавить заявку в инвойс, необходимо переместить ее стрелкой вверх. Для добавления отдельных услуг нужно установить признак Details и переместить эти услуги вверх (Рисунок ниже).
При детализации заявок по услугам в экране Invoice для каждой услуги отображается информация (см. Рис 2): Reservation - номер заявки, Service Status – статус услуги, Service – название услуги в заявке, Service Price in Invoice – стоимость услуги в инвойсе – равна разнице брутто-стоимости услуги и уже выставленных по данной услуге инвойсов. Show in invoice – признак видимости услуги в инвойсе. Услуги, у которых проставлен в заявке этот признак, попадают в инвойс (в заявке для услуг, имеющих ненулевую брутто-стоимость (Price), он проставляется автоматически, а для услуг, не имеющих цену, или с нулевой стоимостью этот признак можно снять). Price – брутто-стоимость услуги, Paid – оплата по услуге, Currency – валюта, Other Invoices – номер уже выставленного по данной услуге инвойса. Его можно открыть, щелкнув 2 раза мышью по номеру. По услуге может быть выставлено несколько инвойсов. В таком случае в поле Other Invoices перечисляются номера инвойсов через запятую.
В экране Invoice c помощью признака «Show services with no «Show in invoice» отображаются услуги, у которых признак Show in invoice выключен (т.е. все услуги в путевке).
C помощью кнопки Partial Invoice в режиме детализации по услугам можно выставить инвойс не на полную сумму по всем Service Price in Invoice услуг включенных в инвойс, а на заданный процент от этой суммы (Варианты_создания_инвойсов. Частичный инвойс).

Важно!!! Если по услуге уже был выставлен инвойс на полную стоимость, то стоимость Service Price in Invoice этой услуги должна быть равна 0.

В центральной части экрана Invoice находятся услуги, включенные в инвойс, в нижней части экрана – не включенные (см. Рисунок ниже). В поле Sum инвойса отображается сумма, равная сумме Service Price in Invoice по всем услугам, включенным в него. Когда услуги добавлены в инвойс, необходимо его сохранить. На Рис 3 приведен пример инвойса по периоду (тип инвойса Check in Period). Вкладка Files экрана Invoice предназначена для добавления файлов к инвойсу. Также на данной вкладке сохраняются распечатанные инвойсы (после распечатки инвойса пользователю предлагается его сохранение в базу данных).

Редактирование инвойса

Открыть уже сформированный инвойс можно из экрана Invoice Management, либо из вкладки Invoices and Payments экрана Reservations. В инвойсе редактируется номер, планируемая дата оплаты, заметки, также можно добавлять или удалять услуги с помощью стрелок вверх-вниз. После любого подобного изменения у инвойса меняется версия (Version).
Изменение стоимости услуги. В случае изменения брутто-стоимости услуги у нее в инвойсе (и в путевке) проставляется признак Need invoice remaking (необходимо «перевыставить» инвойс). Чтобы «перевыставить» инвойс, необходимо перенести услугу с измененной стоимостью вниз стрелкой (при этом у нее поменяется стоимость Service Price in Invoice на новую), затем опять перенести услугу вверх и сохранить инвойс.
Добавление новой услуги. Если в путевку, входящую в инвойс, добавлена услуга (с тем же customer), то в инвойсе эта услуга попадет в нижнюю часть экрана. Чтобы включить ее в инвойс, нужно перенести ее вверх стрелкой и сохранить инвойс.

Инвойс типа Reservation List

Инвойс данного типа содержит список заявок, и в нем отображаются изменения (изменение стоимости услуги, добавление новых услуг) только по заявкам, включенным в него.
Добавить новые путевки/услуги в такой инвойс можно с помощью кнопки Add Reservations, при этом открывается экран поиска заявок Search, представленный на Рисунке.

В данном экране поиск и отбор заявок осуществляется с помощью следующих фильтров: Date type – тип даты (Create – отбираются путевки по дате создания, Check in– отбираются путевки по дате заезда), From To – диапазон дат; Reservation – поиск по номеру заявки, Reservation Status – отбор заявок по статусам, Payment – отбор заявок по признаку оплаты. Параметры Program Owner, Customer, Currency заданы те же, что и в инвойсе. Для добавления заявок в инвойс нужно выделить их и нажать ОК. Отобранные заявки в экране Search попадают в нижнюю часть экрана Invoice и их можно включить в инвойс по обычной схеме. C помощью кнопки Delete other invoice details в экране Invoices можно удалить услугу из других инвойсов, в которые она была включена (необходимость использования данной функции возникает редко).

Инвойс типа Check-In Period

Инвойс данного типа формируется по периоду (по заезду/заездам). В нем отображаются изменения не только по заявкам уже включенным в него, а также новые созданные услуги/заявки, которые подходят по параметрам для данного инвойса (с теми же Program owner, customer, check in, currency), их можно включить в инвойс. Однако добавить заявки с другими параметрами (например, с другой датой заезда) нельзя. Кнопка Add Reservations для такого инвойса не активна.

Удаление инвойса

Удаляется инвойс кнопкой Remove. Для услуг, которые были включены в данный инвойс, и для соответствующих заявок проставляется признак Need Invoice remaking.
Удаленные инвойсы можно просмотреть в экране Invoice Management, для этого в нем необходимо установить признак Show deleted.

Печать отчета Invoice

Отчет печатается с помощью кноки Print. Для печати отчетов из экрана Invoice необходимо предварительно настроить вывод отчета из этого экрана