Master-Interlook:Reservations

Версия статьи от 16-10-2023. Для перехода на версию статьи соответствующую используемой Вами версии программы нажмите ссылку в таблице

Более ранние версии: До 2009.2.22 включительно

Введение

Данная статья описывает порядок работы с экраном путевки (Reservations).

Экран Reservations

Экран просмотра и редактирования путевок:

Работа с путевками

В верхней части экрана расположен набор кнопок для работы с путевками:

• Кнопка Save - сохранение изменений в путевке);
  
• Кнопка Refresh - позволяет отменить изменения;
  
• Кнопка Add - позволяет создать новую путевку (она откроется в новой закладке);
  
• Кнопка Remove - удалить путевку;
  
• Кнопка Cancel - позволяет аннулировать путевку;
  
• Кнопка Invoice - открывает экран Invoice, в котором можно создать инвойс по выбранной путевке;
  
• Кнопка Change status - позволяет изменить статус путевки;
  
• Кнопка History - позволяет просмотреть все изменения по путевке (подробнее см. История);
  
• Кнопка Blocking - позволяет заблокировать путевку. В заблокированную путевку нельзя вносить изменения. Если путевка заблокирована, кнопка выделена красным - ;
  

В случае, если путевка была заблокирована на дату заезда (это можно сделать в экране Reservation explorer: кликнуть правой кнопкой
мыши на дату заезда и выбрать пункт констекстного меню Lock Check In date), блокировку нельзя снять из экрана Reservations.
При попытке снять блокировку в этом экране будет выведено сообщение (например, путевка заблокирована на 01.06.2012):


Блокировку можно снять только из экрана Reservation explorer путем нажатия на правую кнопку мыши на дату заезда и выбрать пункт констекстного меню Unlock Check In date).

• Кнопка Checked - позволяет выставить путевке статус Checked. Если данный статус выставлен, кнопка становится обведенной синей рамкой - ;
  

При нажатии на кнопку Cancel открывается экран Canceling services from reservations:

Здесь в выпадающем списке Cancellation reason можно выбрать причину аннуляции из справочника Cancellation reasons (подробнее см. Cancellation reasons)

При нажатии на кнопку Change status открывается экран Change status:

В выпадающем списке Status нужно выбрать новый статус путевки.
Признак Print confirmation можно выставить только если новый статус путевки Confirmed. Если этот признак выбран, то будет сформирован отчет Booking request (подробнее см. Отчет 4000 Booking Request) в отель (отели).
Признак Services change status выставляется в том случае, если надо одновременно с изменением статуса путевки изменить статусы услуг в ней.

Одновременно могут быть открыты несколько путевок. Для переключения между ними используйте закладки в верхней части экрана:

Информация по путевке

Под кнопками для работы с путевками располагается блок Info, в котором отображается информация по путевке:

Здесь есть следующие элементы:

• Reservation - номер путевки. Присваивается автоматически;
  
• City - город по путевке. Можно выбрать нужный город в выпадающем списке;
  
• Customer - покупатель по путевке. Так же может быть выбран из выпадающего списка;
  
• Customer price - полная стоимость брутто по путевке для данного покупателя;
  
• Status - текущий статус путевки;
  
• Check-in - дата начала действия путевки;
  
• Customer reservation number - номер путевки в базе данных покупателя (туроператора) в ПК «Мастер-Тур». Это поле заполняется только для путевок, полученных в результате обмена с ПК «Мастер-Тур»;
  
  • Данное поле можно заполнить вручную при необходимости, если в правах пользователя (Actions) в Мастер-Админе не стоит запрета на ее редактирование (настройка Prohibition edit customer reserv number в положении Disabled)
• Paid - сумма, оплаченная покупателем;
  
• Confirmation date - дата подтверждения путевки. Если путевка не подтверждена, поле будет пустым;
  
• Flight arrival - номер авиарейса прибытия. Отображается только у пользователей с включенной настройкой Show flight in reservation (подробнее см. Show flight in reservation);
  
• Currency - валюта путевки. Можно выбрать в выпадающем списке;
  
• Program owner - здесь в выпадающем списке отображаются партнеры, у которых проставлен признак Program owner;
  
• Flight departure - номер авиарейса отправления. Отображается только у пользователей с включенной настройкой Show flight in reservation (подробнее см. Show flight in reservation);
  
• Note - можно написать заметку к путевке;
  
• Need invoice remaking - проставляется автоматически, если по каким-либо причинам надо изменить инвойс по путевке (подробнее см. Признак услуги Need invoice remaking|);
  
• Creation info - Исходя из данных этого поля можно судить о дате и способе создания путевки. Информация в поле выводится в 2 строки:в одной строке выводится дата создания путевки,а в другой-имя online-пользователя,в случае создания путевки путем обмена с ПК «Мастер-Тур» или через «Мастер-Intrelook Web». В случае локального создания путевки, вторая строка остается пустой. Если путевка создана через Integration service, то первая строка свидетельствует о способе создания путевки, вторая строка- о дате создания.
  

Работа с услугами в путевке

Под блоком Info расположен блок работы с услугами по путевке:

Здесь доступны следующие функциональные кнопки:

• Кнопка Add - позволяет добавить в путевку услугу. При нажатии на кнопку открывается окно Service edition:
  

• Кнопка Copy - позволяет скопировать услугу;
  
• Кнопка Remove - удаление услуги;
  
• Кнопка Columns - открывается окно List of columns, в котором можно выбрать, какие столбцы отображать в таблице:
  

• Кнопка Cancel cervice - позволяет аннулировать услугу;
  
• Кнопка Calculate - перерасчитыват стоимость путевки;
  
• Кнопка Add special package - позволяет добавить к путевке пакет услуг;
  
• Кнопка Actions - позволяет отправлять запрос в отель (подробнее см. Отчет Booking Request);
  
• Кнопка Change status - позволяет изменить статус услуги;
  

Откроется окно Status change:

• Кнопка Show cost - открывает цен на выбранную услугу;
  
• Кнопка Service blocking - блокирует или разблокирует выбранную услугу. У заблокированных услуг в таблице слева появляется знак закрытого замка:
  

• Кнопка Checked - позволяет установить или снять для услуги признак Checked. На экране Booking control есть фильтр для этого признака (подробнее см. Booking control);
  
• Кнопка Add provider request - позволяет отправить запрос партнеру по услуге. Открывается окно Add request to:
  

Здесь в выпадающем списке Action можно выбрать тип отчета, который будет в письме (подробнее см. Отчет Booking Request).
В поле Provider E-mail автоматически подставляется адрес электронной почты, указанный в информации о партнере. Можно ввести дополнительные адреса в поле Add E-mail.
Из этого окна можно посмотреть предварительный вид отчета, который будет отправлен в письме, распечатать отчет либо отправить его на указанные адреса.

Расчет стоимости путевок

В поле Net calculation details отображается расчет нетто-цены в валюте, указанной в поле Net currency, в формате "(Цена в валюте нетто[название SPO]*кол-во ночей проживания)*кол-во комнат".
В поле Price calculation details отображается расчет брутто-цены в валюте, указанной в поле Price currency, в формате "(Цена в валюте брутто[название SPO]*кол-во ночей проживания)*кол-во комнат".

Дополнительная информация по путевке

В нижней части экрана Reservations расположен функциональный блок для работы с путевкой:

Закладка Tourist

В этой закладке можно редактировать список туристов по путевке. У пользователя есть следующие возможности:

• Кнопка Add - позволяет добавить в список новую запись. После добавления записи ее можно редактировать, кликнув на нужном поле и введя информацию;
  
• Кнопка Copy - позволяет скопаровать запись;
  
• Кнопка Remove - позволяет удалить запись;
  
• Кнопка Columns - открывает окно List of columns, в котором можно выбрать необходимые для отображения поля в записи о туристах:
  

Поля, доступные для редактирования информации по туристам:

• № - номер (устанавливается автоматически);
  
• Sex - пол туриста;
  
• Surname - фамилия туриста;
  
• Name - имя туриста;
  
• Date of birth - дата рождения туриста;
  
• Passprot series - серия паспорта;
  
• Passport number - номер паспорта;
  
• Passprot end date - дата окончания срока действия паспорта;
  
• Sign - специальный признак туриста, может быть одним из двух значений:
  

* VIP - vip-турист;

* GROUP - групп-турист;

*     - обычный турист.

• Is Main - признак главного туриста;
• Phone
• Email

Закладка Tourist by service

Здесь можно привязать туристов к выбранной услуге. В поле Attached tourist выводятся все туристы, привязанные к данной услуге. В поле Not attached tourist отображаются все непривязанные туристы. Нажатием кнопок и можно редактировать список привязанных туристов.
Так же можно осуществить копирование привязки туристов из выбранной услуги в другие услуги по путевке. Для этого нужно выбрать услугу, из которой будет осуществляться копирование и нажать кнопку Copy tourists and rooming. Откроется окно копирования:

В поле Source service автоматически подставляется выбранная услуга. Можно выбрать опции копирования: Tourists - будут скопированы только туристы; Rooming - будет скопирована также информация о комнатах (признак активен только для отелей); Change pax - так же будет скопирована информация о количестве человек по услуге (произойдет изменение количества человек у услуги, в которую копируется информация).
Когда выбран один из признаков Tourists или Rooming в поле в середине окна автоматически подгружаются все улуги в данной путевке, в которые можно осуществлять копирование. Можно выбрать их все, установив признак Select all. При нажатии кнопки Ok произойдет копирование по выбранным параметрам.

Закладка Invoice & Payments

Здесь отображается информация об инвойсах и платежах по путевке. Доступно два режима просмотра: By Reservation - в общем по путевке, а By service.

При выбранном признаке By Reservation отображаются записи по всем инвойсам заявки (независимо от выбранной услуги).
При выбранном признаке By Service – отображаются записи по инвойсам выбранной услуги (т.е. только по тем инвойсам, в которые включена данная услуга). При этом сумма Reservation Price та же, что и в случае признака By Reservation.

Для просмотра доступна следующая информация:

• Invoice - номер инвойса. Генерируется автоматически (подробнее см. Invoice);
  
• Creation Date - дата создания инвойса;
  
• Invoice Price - цена инвойса, в который входит данная путевка (в инвойс может входить несколько путевок);
  
• Reservation Price - цена выбранной путевки в инвойсе;
  
• Paid - сумма, оплаченная покупателем;
  
• Currency - валюта инвойса;
  
• Manager - имя менеджера, который продал путевку;
  
• Notes - заметки по инвойсу;
  
• Send invoice - отправить инвойс. В случае если размер файла инвойса больше максимально указанного в настройке Maximum file size (bites) в экране "Accounts" в разделе Mail business-event settings, то инвойс не будет отправлен.
  

Закладка Quota

Здесь можно посмотреть квоты на отели, которые есть в путевке (подробнее см. Работа с квотами).

Непосредственно в таблице можно осуществлять посадку мест в квоту, либо снятие мест с квоты - для осуществления изменения необходимо осуществить клик левой кнопкой мыши на соответствующем поле.
Так, например, в случае представленном на данном рисунке для перевода одного места с OK в Request необходимо щелкнуть в соответствующей ячейке в поле Request.
В общем экране снимаются квоты по всем комнатам, которые имеются в путевке.

В выпадающем списке Number выбирается номер комнаты по которой необходимо осуществлять просмотр или редактирование данных.

Закладка Rooming

Здесь можно расселить туристов по комнатам. В верхней части выводятся номера комнат и описание к комнатам. В нижней части выводится информация по туристам, привязанным к выбранному отелю. В выпадающем списке в поле Room можно выбрать комнату, в которой будет проживать соотвествующий турист.

Закладка Messages

Здесь можно посмотреть сообщения по путевке, а также создать новое сообщение.
Если по путевке есть непрочитанные сообщения, то в названии вкладки справа от слова Messages будет стоять число непрочитанных сообщений в скобках, например Messages (2).
В верхней части вкладки отображаются сообщения. Непрочитанные сообщения выделены желтым цветом. Чтобы пометить сообщение как прочитанное, надо в строке с информацией об этом сообщении установить признак в колонке Reads и нажать кнопку Refresh в нижней чати закладки (сообщение после этого не будет выделено желтым и число непрочитанных сообщений в названии закладки уменьшится.
Есть возможность отфильтровать сообщения по тому, кому они направлены. В выпадающем списке можно выбрать одно из следующих значений:

• All - будут показаны все сообщения;
  
• Internel - внутренние сообщения, они будут видны только внутри ПК «Мастер-Interlook». Отправки e-mail сообщений не происходит;
  
• Customer - сообщения, отправленные покупателю по путевке;
  
• Provider - сообщения для партнера, предоставляющего услугу.
  

По каждому сообщению выводится следующая информация:

• Reads - признак, определяющий прочитано сообщение или еще нет;
  
• Direction - кому было отправлено сообщение;
  
• Date - дата создания сообщения;
  
• Sender name - имя менеджера, отправившего сообщение;
  
• Message - текст сообщения.
  

В нижней части закладки находятся функциональные элементы для создания сообщений:

• Message - поле, в которое вводится текст сообщения;
  
• To - в выпадающем списке необходимо выбрать, кому отправить сообщение;
  
• Refresh - обновить информацию в закладке Messages;
  
• Send - отправить сообщение (при этом происходит запись сообщения в таблицу в верхней части закладки и отправка e-mail сообщений соответствующим адресатам.
  

Начиная с релиза в 11.20 при изменении внутреннего статуса, используемого в экране New Reservations на Changed или Canceled, создается сообщение от адресата Customer.

В случае если в разделе Message текст отображается не полностью, необходимо нажать на символ для отображения подробной информации.

Закладка Packages

Здесь можно посмотреть информацию по пакетам услуг, включенных в путевку:

• # - номер (присваивается автоматически);
  
• Name - название пакета услуг;
  
• Status - текущий статус пакета услуг;
  
• Price - цена пакета услуг;
  
• Currency - валюта пакета услуг.
  
• Notes - заметки.
  

Закладка Request to provider

Здесь содержится информация о запросах партнерам, предоставляющих услуги по путевке.
Подробнее см. Request to Provider.

Закладка Flight info

Здесь содержится информация об авивперелетах.
Подробнее см. Flight info.

Общая информация по экрану Reservations

Начиная с релиза 9.2.20 добавлена возможность отправки сообщений по путевкам сделанным пользователем типа online (подробнее о создании и использовании данного типа пользователей см.Список пользователей имеющих доступ Online)
При подтверждении такой путевки (изменении статуса путевки на Confirmed), а также при отправке сообщения покупателю (вкладка Messages - тип сообщения To Customer) отправляется сообщение на адрес указанный в карточке контактного лица связанного с данным пользователем (см. Справочники. Partners. Persons).
Для осуществления отправки необходимо предварительно связать данного пользователя с профилем электронной почты (подробнее о настройке профиля см. Настройка профиля электронной почты) для действий New message customer - Send email Online user (для отправки по факту создания сообщения) и Confirmation reservation - Send email Online user (для отправки по факту подтверждения путевки).

Статус путевки меняется автоматически только в том случае, когда статус услуг в этой путевке один и тот же.
Например, статус услуги проживания = Confirmed, статус услуги Adhot = Wait, в таком случае статус путевки = Wait.
Если статус услуги Adhot изменить на Confirmed, то статус путевки автоматически станет Confirmed.

Начиная с релиза 9.2.20 добавлена возможность изменения статуса бронирования услуги сразу на несколько дат (вкладка Quota). Для изменения квот по одной услуге на несколько дней необходимо выделить диапазон смежных дней, либо выделить всю строку квоты (Free places, Ok или Request) на которую нужно осуществить перенос. Рассадка в квоты осуществляется только на те даты, на которых есть свободные места. Если мест нет, то выдается соответствующее сообщение от отсутствии свободных мест. Последние изменения отображаются оранжевым треугольным маркером в верхнем правом углу ячейки квоты.
Начиная с релиза 9.2.20 добавлена обработка в случае неверно введенного разделителя при ручном вводе в поля стоимости нетто(Net) и брутто(Price). В случе если введен неверный разделитель (например точка вместо запятой) на поле сохраняется фокус ввода пока не будет введен корректный разделитель.

При сохранении изменений и при выходе из экрана Reservation осуществляется проверка корректности введенных данных (подробнее см. Проверка корректности ввода данных).

Особенности расчета услуг в разных валютах

В случае наличия в путевке услуг с ценами в различных валютах (например в евро и долларах) при расчете стоимость брутто (Price) будет приведена к валюте путевки в соответствии с курсом определенным справочником Cross exchange rates.
Если путевка имеет статус Confirmed, то будет взят курс на дату подтверждения путевки,а если путевка не подтверждена (нет даты подтверждения), то будет взята текущая дата (текущие дата и время с сервера на котором расположена база данных ПК «Мастер-Interlook»).
Стоимость нетто (Net) останется неизменной в первоначальной валюте.

Вывод важных сообщений по путевке

Для сообщений являющихся важными ( на текущий момент это сообщения о наличии дублирования туристов) после сохранения путевки такие сообщения не только отображаются в окне сообщений, но и выводятся в правом верхнем углу экрана (см. Рисунок ниже). В случае устранения дублирования сообщение перестает отображаться.