Мастер-Тур:Работа с путевкой

Версия статьи от 11-01-2012.

Основные функции экрана Турпутевка

В режим редактирования или просмотра турпутевки можно попасть несколькими способами. Кнопка Путевка присутствует в экранах Проведение туров, Работа менеджеров, Список туристов. В этот режим можно попасть также из всех режимов, в которых присутствует поле с номером путевки, при нажатии на которое и происходит вызов окна работы с путевкой.

В верхней части экрана, помимо стандартных, находятся следующие функциональные кнопки:

• Редактирование свойств путевки: номер и название типового тура, по которому оформлена путевка (см. «Редактирование свойств путевки»);
• Блокировка/Разблокировка путевки: (см. «Блокировка путевки»);
• Туристы: вызывает режим работы с данными туристов в путевке;
• История: вызывает режим работы с историей изменений путевки (см. «История путевки»);
• Пакеты позволяет вызвать окно просмотра принадлежности той или иной услуги к пакетам. (Более подробно по работе с этим экраном см. «КОНСТРУКТОР ТУРОВ»).

Экран содержит всю информацию по оформленной путевке. Он функционально разделен на пять частей:

1. Техническая часть: номер турпутевки, название тура, страна и город въезда, город начала поездки, сроки поездки, продолжительность поездки в днях, количество туристов. Выбрав номер путевки в выпадающем списке в поле Турпутевка, можно просмотреть любую путевку, начало которой совпадает с выбранной.

2. В правой части содержится информация о покупателе: если покупателем является юридическое лицо, то название и город нахождения партнера, данные о договоре с партнером, телефон, факс, e-mail и данные представителя: ФИО контактного лица, паспортные данные, телефон, адрес, примечание. Если это физическое лицо, то в поле покупателя стоит «Индивидуально», а для представителя: ФИО туриста, заключившего договор, его паспортные данные, телефон, адрес, примечание. Кнопкой вызывается окно Выбор покупателя для оформления заявки (см. также «Изменение покупателя»).

3. Третий блок содержит информацию о валюте и стоимости путевки, о скидке (процент или фиксированная величина), общая скидка по путевке и основание.

4. В центральной части расположена таблица с описанием услуг тура. В экране шрифт описания услуги может подкрашиваться разными цветами (подробней об этом см. «Цвета услуг»). В этой таблице вы можете самостоятельно настроить порядок расположения столбцов, перетаскивая их в нужное положение.

5. Над таблицей со списком услуг по путевке расположены функциональные кнопки, позволяющие редактировать каждую услуг или тур в целом (добавление/удаление/копирование услуг, добавление блока услуг, вход в режим редактирования цены услуги). Набор этих кнопок аналогичен набору в экранах Оформление путевок или Конструктор тура (блок работы с услугами).
Кроме того:

• Кнопка Расселить вызывает режим расселения туристов (см. ниже «Расселение туристов»);
• Кнопка Статус бронирования позволяет просмотреть/отредактировать статус бронирования по квотируемым услугам;
• Кнопка Туристы по услуге позволяет просмотреть привязку туристов к каждой из услуг (см. «Привязка туристов к услуге»);
• Кнопка Расчет стоимости позволяет произвести перерасчет стоимости путевки с учетом только внесенных изменений (при условии, что функция Менять цену путевки при изменении брутто услуг включена).
• Кнопка Все производит полный перерасчет стоимости путевки.
• Признак Фиксировать стоимость путевки определяет нужно или нет изменять стоимость заявки при изменении цен брутто услуг. Например, если будет решено, что стоимость тура для клиента останется неизменной несмотря на то, что был изменен по какой-либо причине отель или тариф перелета, который привел к изменению стоимости тура, необходимо чтобы галочка отсутствовала. Если галочка установлена, то для редактирования блокируются поля Стоимость за вычетом скидки, Скидка на 1 чел., Общая скидка, а также кнопки расчета стоимости путевки Расчет стоимости и Все.

В таблице со списком услуг по умолчанию представлены следующие данные:

• Служебное поле, в котором галочкой помечается строка с услугой, в которую были внесены изменения;
• Дата начала оказания конкретной услуги;
• Порядковый номер дня с начала тура, в который эта услуга оказывается;
• Продолжительность услуги;
• Описание услуги;
• Количество человек, пользующихся услугой (не зависимо от «привязанных» к услуге туристов);
• Состояние (статус) услуги (см. «Классы услуг»).

Пункты контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши в окне работы с путевкой, определяют следующую группу функций:

1. Атрибуты услуги: описание представлено в п. «Изменение услуги»;

2. Возможно редактирование: перечень доступных параметров формируется в зависимости от выделенной в экране услуги;

3. Отображать колонки: список возможных колонок для отображения.

4. Квотирование: возможность не снимать квоту при бронировании.

Вызвав в экране правой кнопкой мыши контекстное меню можно настроить отображение следующих полей:

• Партнер: название и город нахождения партнера, предоставившего услугу. В программе существует проверка на наличие выставленных счетов от партнера по изменяемой услуге. В случае наличия счетов или платежей по услуге сменить партнера по услуге нельзя.
• Нетто планируемое/Наценка: цена Нетто услуги и величина наценки на услугу в процентах, созданная в режиме формирования тура
• Брутто: стоимость брутто услуги с учетом скидки (за минусом скидки)
• Скидка: величина скидки. Скидка дается только по услугам, в справочнике цен на которые выставлен признак Комиссия
• Нетто по счетам от партнера: это поле можно заполнить вручную. Поле заполнится автоматически при внесении счета от поставщика в финансовом блоке ПК Мастер-Тур в режиме Расчеты с партнерами
• Нетто по платежам партнеру: может быть внесено вручную, но в момент проведения платежа партнеру в фин. блоке заполняется автоматически
• Состояние услуги: (см. также «Классы услуг»)
• Примечание: это текстовое поле заполняется вручную при необходимости и может обрабатываться различными отчетными формами
• № договора: тип и номер договора с поставщиком, согласно которому была приобретена услуга (см. также «Договоры с партнерами»)
• Терр. налогообложения: территория, на которой осуществляется услуга (возможны только два варианта: национальная, заграничная)

При отображении поля Нетто планируемое/Наценка выше таблицы со списком услуг будет отображаться Прибыль планируемая – величина прибыли в абсолютном выражении и в процентах (Прибыль=Брутто-Нетто планируемое), если прибыль отрицательная, то надпись окрашивается красным цветом. Аналогично, если для отображения добавить колонки Нетто планируемое и Нетто по платежам партнеру, то в абсолютном и процентном выражении будет отображаться реальная прибыль. Реальная прибыль рассчитывается по формуле Брутто – Нетто реальное, где Нетто реальное услуги – это Нетто по платежам партнеру, если его НЕТ, то берется Нетто по счетам от партнера, если его НЕТ, то – Нетто планируемое.
Поля № договора и Терр. налогообложения могут обрабатываться при выставлении счета на оказание услуг. Данная информация в дальнейшем может быть использована при формировании отчета «Счет» в ПК "Мастер-Тур".
Настройки колонок в экране Турпутевка сохраняются при последующем входе.

Внесение изменений в путевку

Над таблицей со списком услуг в путевке расположены функциональные кнопки, позволяющие редактировать каждую услугу или тур в целом (добавление/удаление/копирование услуги, добавление блока услуг, вход в режим редактирования цены услуги). Действия этих кнопок аналогичны работе кнопок в экранах Оформление путевок или Конструктор тура. Как и в остальных экранах, другой способ редактирования цены – двойным щелчком по служебному поля слева от описания услуги перейти в режим редактирования цены на услугу.
Копирование услуги происходит с учетом привязки цены к пакету и без учета привязки к услуге туристов. При добавлении услуги, ценой услуги по умолчанию считается общая цена услуги (вне пакета).

Изменение услуги

В экране шрифт описания услуги может подкрашиваться разными цветами. Подробней об этом см. «Цвета услуг».

Изменить услугу можно по аналогии с созданием услуги, выбирая в открывающихся справочниках необходимые значения (тариф, рейс или тип комнаты и т.п.). Для перехода к редактированию какого-либо параметра услуги, достаточно кликнуть в определенном месте строки с описанием услуги. Изменение определенных параметров услуги может быть запрещено при формировании тура. Если изменение услуги необходимо – вызовите контекстное меню и в группе функций Возможно редактирование отметьте необходимые пункты.

Вы можете изменить атрибуты услуги, заданные при формировании тура. Для этого вызовите контекстное меню и в группе функций Атрибуты услуги выберите Удаляемая, если услугу необходимо удалить, и Скрытая услуга (в отчетах), если название и описание услуги не должны выводиться ни в одной отчетной форме (при этом на формирование стоимости путевки это влияния не оказывает).
После нажатия кнопки Удалить услуга будет удалена при нажатии кнопки Сохранить или кнопки Расчет стоимости.

Изменение количества человек

Изменить количество туристов можно двумя способами:
1. Если турист полностью отказывается от тура, нужно войти в окно Туристы и удалить его данные. Войти в режим просмотра турпутевки и вручную изменить количество туристов в поле Туристов и в колонке Чел. по каждой услуге.

2. Если туриста нужно оставить в списках туристов по путевке, а изменяется количество туристов по отдельным услугам, тогда необходимо вручную в колонке Чел. проставить нужное количество человек и сохранить изменения. В этом случае поле Туристов будет отражать общее количество туристов в путевке, а колонка Чел. - количество туристов по каждой услуге.

Изменение сроков поездки

Внесите в первое поле дат поездки Дата с .. новую дату. Дата окончания поездки рассчитается автоматически на основании продолжительности тура.
В случае, если у туриста в подразделе Визы заполнено хотя бы одно из полей: Дата отправки документов в посольство, Дата получения документов из посольства, Дата выдачи визы, то при изменении сроков поездки выдается предупреждение: "Изменены даты тура. Документы на визу в консульство уже поданы".

При сохранении путевки в Историю путевки записывается строка с кодом MTM, которая будет выводится пользователю в виде примечания при входе в путевку.

Изменение продолжительности поездки

Как правило, изменение продолжительности поездки связано с изменением сроков проживания. Установите в колонке Продолжительность нужное число в строке с изменяемой услугой. После чего нажмите кнопку Расчет. Если функция Менять цену путевки при изменении брутто услуг включена, то произойдет перерасчет цены услуги с учетом внесенных изменений, если нет –то стоимость путевки для клиента не изменится, а изменится только цена Нетто.

Изменение покупателя

Вызовите кнопкой окно Выбор покупателя для оформления заявки. Если это юридическое лицо, то выберите нужного партнера и укажите другую необходимую информацию. По окончании редактирования, внесенные изменения необходимо сохранить в экране Турпутевка. При этом происходит автоматическое изменение процента скидки.
Если покупатель физическое лицо, то изменение лица заключившего договор на другое можно произвести только в окне Выбор покупателя для оформления заявки в поле Лицо, заключающее договор (здесь под «договором» подразумевается «Договор на тур») (см. также «Выбор покупателя, на которого оформляется путевка»).

Изменение валюты путевки

Для этого в поле Валюта в выпадающем списке выберите нужную и нажмите кнопку Расчет стоимости. Сумма путевки будет пересчитана согласно введенным значениям в справочнике Планируемые кросс-курсы валют.

Блокировка путевки

Кнопка Блокировка/разблокировка путевки предназначена для выставления/снятия запрета изменения путевки пользователями. Доступ к этой кнопке имеют менеджеры, которым разрешены взаиморасчеты с партнерами (экономисты). Путевка будет блокироваться автоматически после внесения оплаты по путевки, если в системных настройках ПК "Мастер-Тур" включена функция Автоматическая блокировка путевок после оплаты.

Редактирование свойств путевки

Кнопка Редактирование свойств путевки вызывает окно Свойства путевки, в котором можно ввести новый номер путевки в соответствии с установленным форматом нумерации и привязать к другому типовому туру.

После изменения номера путевки возникает диалоговое окно подтверждения переименования путевки. При ответе Да старая путевка уничтожается и появляется новая путевка с новым именем. Привязка к новому туру осуществляется выбором из выпадающего списка туров в поле Новый тур. Просим обратить внимание, что автоматической привязки к датам заезда тура не происходит. Для этого нужно вручную внести изменения в сроки поездки. Признак все туры позволяет отобразить в списке все туры по стране, в которых услуги не привязаны к городу тура.

Ручной выбор квоты при редактировании путевки

При редактировании путевки в том случае, если услуга подходит под описание более чем одной квоты, пользователю предоставляется возможность вручную выбрать, на какую квоту будет поставлена услуга. Для этого нужно выбрать услугу и нажать кнопку Статус бронирования.
Загрузится экран, в заголовке которого будет описание выбранной услуги. В таблице отображаются ФИО туриста, номер комнаты, указанный в режиме расселения, статус квоты на каждую дату действия услуги.

При наведении курсора мыши на ячейку с квотой, во всплывающей подсказке отображается описание объекта квотирования, включая имеющиеся комментарии к объекту квотирования, к квоте, к квоте выделенной из общей квоты.

Индикация состояния статуса бронирования (статуса квоты) осуществляется следующим образом:

• Голубой фон: статус бронирования услуги ОК. Такой статус принимают услуги, подтвержденные вне квоты.
• Розовый фон: статус бронирования услуги RQ (на запросе) (на квотируемую услугу отсутствуют квоты либо истёк релиз период).
• Зелёный фон: услуга удачно заняла квоту.

Все неквотируемые услуги считаются подтвержденными вне квоты и соответственно имеют статус броникрования ОК. Если услуга встала на квоту, то на зеленом фоне будет также отображаться тип занятой квоты: С – commitment; A – allotment. В экране Турпутевка фон поля Чел. с указанием количества туристов, пользующихся услугой, окрашивается по тому же принципу. Поле не окрашивается, если статусы бронирования неодинаковы.
Изменение статуса бронирования может влиять на установку статуса услуги с помощью использования дополнительной настройки (см. Руководство пользователя, п. «Статус квотируемых услуг при создании (при наличии свободных мест)»).
Выбранную квоту можно отредактировать как на весь период действия услуги, так и на отдельную дату. Для этого выделите необходимые даты и в контекстном меню выберите Выбрать квоту. Если выбрана группа туристов, которые будут жить в разных номерах (будет занято несколько квот), вместо пункта меню Выбрать квоту появится пункт Автоматически поставить на квоту. Эта функция позволяет поставить услугу на квоту, максимально удовлетворяющую условиям квотирования.
В окне Выбрать квоту в таблице на вкладке Основной режим отображается информация о квотах, которые может занять данная услуга и количество свободных мест. Условием отбора здесь является то, что объект, поставщик, покупатель и продолжительность услуги удовлетворяет условию предоставления квоты.

Просмотреть/переместить квоту, которую заняла услуга, можно на вкладке Дополнительный режим. Здесь в таблице с квотами, в строке с описанием количества свободных мест, курсивом будет выделяться квота, которую заняла данная услуга. Число свободных квот подсвечивается зелёным цветом. Чтобы перенести услугу на другую квоту, щелкните мышкой в ячейке со свободной квотой. В этом режиме в таблице с квотами условием отбора является то, что объект и поставщик услуги удовлетворяет условию предоставления квоты.

Также в экране Турпутевка можно для услуги установить атрибут Не снимать квоту при бронировании: если этот атрибут включен, то при оформлении клиентов такая услуга будет ставиться на запрос даже при наличии квоты. Данный атрибут доступен в контекстном меню, вызываемом левой кнопкой мыши на строке с услугой. Услуга, имеющая этот признак, в экране Турпутевка подсвечивается болотным цветом.

Перерасчет стоимости

В программе реализовано два варианта расчета цен для услуг в путевке:

• Перерасчет стоимости путевки с учетом только новых (добавленных или измененных) услуг – кнопка Расчет стоимости.
• Перерасчет всех услуг в путевке – кнопка Все.

Рассмотрим на примере, в каком случае необходима кнопка Расчет стоимости. Предположим, в оформленную путевку вы добавили услугу Экскурсия. При этом актуальная цена на одну из ранее добавленных услуг в путевке поменялась, но Вам не нужно, чтобы это изменение цены сказалось на стоимости путевке. Для этого случая и предусмотрена эта кнопка. Стоимость путевки в этом случае изменится только на стоимость добавленной услуги Экскурсии. Таким образом, если Вы уверены, что цены на ранее внесенные услуги в путевку не менялись, тогда нет разницы какую из этих кнопок использовать.
Если включена системная настройка Учитывать период продаж, то при нажатии на кнопку Все будет появляться контекстное меню, в котором нужно выбрать на какую дату должны быть пересчитаны цены: На дату оформления путевки или На текущую дату. При отключенной настройке цены пересчитываются на текущую дату.
После внесения каких-либо изменений в путевку, влекущих изменение стоимости, выход из экрана Турпутевка возможен только после сохранения. При нажатии кнопки Сохранить всплывает диалоговое окно с текстом: «Стоимость турпутевки изменилась с __ на __» и четырьмя кнопками:
1. Рассчитать на дату оформления и сохранить
2. Рассчитать на текущую дату и сохранить
3. Сохранить без перерасчета
4. Отмена

Функция Фиксировать стоимость путевки должна быть включена, если требуется не менять уже введенные цены брутто по услугам. Функция Фиксировать стоимость путевки предназначена для сохранения итоговых значений стоимости и скидки при каком-либо изменении цен по услугам в оформленной путевке. При включенной данной функции поля Стоимость за вычетом скидки, Скидка на 1 чел., Общая скидка блокируются, а кнопки Расчет стоимости и Все в этом случае используются для перерасчета цен Нетто планируемое.Для приведения нетто цен по услугам в соответствие с актуальными ценами в базе данных необходимо выполнить перерасчет стоимости, предварительно отключив указанную функцию.

Привязка туристов к услуге

По кнопке Туристы по услуге можно войти в режим просмотра и редактирования привязки туристов к услуге. Корректность связки услуг и туристов необходима для правильного расселения туристов и при выводе отчетов (например rooming-list).
Данный режим служит для более точной привязки туристов по услугам. Пример. По путевке оформляется три человека – двое взрослых и ребенок 12-ти лет. Туристы будут жить в номере double + один ребенок (0 – 14) на доп. месте. После оформления туристов в путевке к услуге проживания в отеле на доп. месте может быть «привязан» взрослый турист. Чтобы правильно распределить туристов, нужно выделить услугу проживание на доп. месте, нажать кнопку Туристы по услуге, выбрать в верхней части окна взрослого туриста, нажать кнопку Отказаться, выбрать ребенка в нижней части, нажать Выбрать. Не выходя из этого экрана, выделить в списке услугу проживания на основном месте, нажать кнопку Отказаться, выбрав в верхней части окна ребенка, выбрать в нижней части окна фамилию взрослого туриста, нажать кнопку Выбрать.
Также часто возникает необходимость проверить правильность закрепления за каждым взрослым туристом услуги (например, кто-то едет в номере DBL, а другой в номере SGNL по одной и той же путевке).
Окно состоит из двух частей, в верхней части которого высвечивается ФИО туристов, пользующихся выделенной услугой, в нижней – туристы, которые еще не пользуются (не «привязаны») услугой. В правой верхней части экрана находится поле, отражающее количество человек, пользующихся данной услугой.