Мастер-Тур:Оформление путевок

Версия статьи от 16-01-2012.

Для оформления путевки нужно выполнить последовательно следующие действия: определить маршрут поездки, сформировать пакет услуг, входящих в тур, ввести данные туристов.

Режим «Оформление клиентов»

Для оформления заявки необходимо воспользоваться режимом Оформление клиентов, выбрав соответствующий пункт в главном меню ПК "Мастер-Тур" (из раздела Реализация турпродукта), после чего загрузится экран Оформление клиентов. В строке с описанием услуги поле Чел окрашивается:

• Без цветового обозначения, если услуга неквотируемая.
• В зелёный цвет, если для услуги есть подходящая квота.
• В розовый цвет, если услуга встанет на запрос (Request).
• В желтый цвет, если наступил релиз-период.
• В красный цвет, если установлен Stop-Sale.

В этом экране также можно для услуги установить атрибут Не снимать квоту при бронировании: если этот атрибут включен, то при оформлении клиентов такая услуга будет ставиться на запрос даже при наличии квоты. Данный атрибут доступен в контекстном меню, вызываемом левой кнопкой мыши на строке с услугой.Если в настройках ПК "Мастер-Тур" включена опция Показывать прибыль в экране «Оформления клиентов», то в нижнем правом углу экрана будет отображаться величина прибыли / убытка.
Вызвав в экране правой кнопкой мыши контекстное меню, можно настроить отображение необходимых полей.

Режимы Наличие мест и Пакеты в верхней правой части экрана позволяют посмотреть наличие свободных мест и привязку данной услуги к существующим пакетам. В окне Наличие мест отображается количество свободных квот для услуг Авиаперелет и Проживание на три ближайшие даты заезда для выбранного тура.

Выбор страны, города, пакета услуг (сформированного тура) и даты заезда

Для начала оформления заявки необходимо выбрать в соответствующих полях страну въезда, город, сформированный тур, дату заезда. Таким образом, в поле Тур присутствует только туры, для которых в режиме Конструктор туров заданы Даты туров. Здесь опция Все туры позволяет загрузить в список все туры без привязки к выбранному городу. В процессе загрузки услуг в окно Программа тура могут выдаваться разного рода программные предупреждения, например: об истечении релиз-периода для услуг или постановке отеля на stop-sale, о не соответствии даты обратного а/п окончанию услуги проживании, об отсутствии данного рейса на выбранную дату, о недостатке дней для начала предоставлении услуги и др. Такие услуги программой считаются некорректными и будут выделены розовым цветом. Кроме того, могут выдаваться другие дополнительные предупреждения регулируемые пользователем в режиме Настройки (см. «АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ») и в справочнике Система оповещений (см. п. «Система оповещений»).
Если на тур действуют наценки, созданные в режиме Конструктор туров, то в экране, ниже поля выбора туров, будет отображаться надпись: Внимание! Действует наценка!.
Если путевка будет оформляться индивидуально, т.е. без привязки к конкретному туру, дата заезда указывается в левом нижнем углу экрана в полях Договор на тур с ... по... Датой окончания тура считается день предоставления последней услуги.

Запрет на создание путевки с прошедшей датой заезда регулируется настройкой Разрешить создавать путевку на прошедшую дату в группе Actions, созданной в программе AdminMS.exe.

Выбор города начала поездки

В поле Город начала поездки, как правило, выбирается город предоставления первой услуги. По умолчанию устанавливается город, указанный для тура в режиме Конструктор туров. Данное поле в дальнейшем позволит оптимизировать отбор путевок в экранах Проведение туров и Работа менеджеров. Если в системных настройках ПК "Мастер-Тур" включена функция Обязательное указание города начала поездки, то при нажатии на кнопку Оформить, программа выдаст предупреждение и продолжить оформление будет нельзя до тех пор, пока не будет указан соответствующий город.

Выбор ответственного по туру менеджера/отдела

Поле Ведущий менеджер позволяет назначить менеджера, который в дальнейшем будет вести работу по уже сформированным путевкам. В этом поле не отображаются менеджеры, логин которых заблокирован в программе AdminMS.exe. По умолчанию в этом поле значения выставляются в соответствии со следующими приоритетами (только в том случае, если не выставлена настройка Привязка путевок к отделу):
1. Ведущий менеджер по партнеру (агенту), заданный в справочнике партнеров (см. «Информация о партнере»)
2. Ведущий менеджер по туру, заданный в конструкторе туров
3. Если нет п.п. 1-2, то текущий пользователь - пользователь, осуществивший вход в систему.
Если в настройках ПК "Мастер-Тур" включена функция Привязка путевок к отделам, то подпись к полю изменится на Ведущий отдел, и сюда будет подгружаться название отдела, который был установлен ведущим при создании этого тура. Если ведущий отдел для данного тура не задан – будет подгружаться название отдела, к которому «привязан» текущий пользователь. Далее путевка будет «привязана» к указанному здесь отделу.

Добавление/Редактирование услуг

Можно оформить путевку на базе типового тура или оформить из отдельных услуг (блоков услуг).
Рассмотрим вариант оформления туристов на базе уже созданного тура. В поле Тур выбираем необходимый тур, в поле Дата заезда нужную дату. В окно Программа тура программа сформирует строки, включающие в себя описание услуг. Дополнительно в контекстном меню настроек экрана можно опционально выбрать отображение полей № Договора и Территория налогообложения.
Таким образом, у менеджера, осуществляющего создание или редактирование заявки, имеется возможность:

• указать тип и номер договора, согласно которому была приобретена услуга
• указать территорию, на которой осуществляется услуга (возможны только два варианта: национальная, заграничная)

Данная информация в дальнейшем может быть использована при формировании отчета «Счет» в ПК "Мастер-Тур".
Оформление из отдельных услуг аналогично созданию тура в конструкторе туров. Основное отличие – в конструкторе создается «шаблон» тура, которым можно воспользоваться неоднократно, а в экране Оформление клиентов набор услуг создается только для одной конкретной заявки.
По нажатии кнопки Добавление блока услуг в загрузившемся окне Копирование блока в списке Сформированные туры (пакеты), если не выставлен признак Все блоки, отображаются все туры, у которых нет дат заезда и в которых есть услуги, привязанные к выбранному городу, если нет города – к стране. В фильтры Страна, Город по умолчанию значения передаются в зависимости от выбранной в данный момент услуги.

Изменение продолжительности тура

Поменять продолжительность тура можно изменив продолжительности услуг, дату начала/окончания услуги или, в нижнем левом углу экрана, в поле Всего дней. При этом если эти параметры менять у услуг, для которых даты начала/окончания и продолжительность услуги будут совпадать с такими же параметрами тура, то программа предложит автоматически изменить продолжительность тура. При согласии на изменение продолжительности тура автоматически будут изменены продолжительность и дата окончания всех услуг тура (для тех услуг в туре, для которых разрешено изменение этих параметров).

Количество оформляемых туристов

После выставления числа в поле Туристов в нижней части экрана программа автоматически проставит это число в колонке Человек для каждой услуги. Если по туру число туристов на конкретные услуги отличается от общего числа туристов по туру, то в колонке Человек в таблице услуг необходимо вручную проставить нужное количество. Например, по туру едет семья: двое взрослых (услуга проживания – двухместный номер, взрослые на основном) плюс ребенок (услуга проживания – двухместный номер, ребенок на доп. месте). В первой строке «Проживание» у взрослых ставим количество человек – «2», в строке «Проживание» на ребенка ставим «1».

В настройках ПК "Мастер-Тур" можно задать количество человек при оформлении заявки по умолчанию.

Выбор покупателя, на которого оформляется путевка

В поле Покупатель содержится информация о покупателе. Это может быть как турагентство, так и индивидуальный турист. В первом случае в поле будет отображено краткое название фирмы, во втором случае – признак Индивидуально.
Для того чтобы выбрать агента, справа от этого поля следует нажать кнопку Выбор покупателя, и в появившемся окне Выбор покупателя для оформления заявки выбрать требуемого. В списке будут отображаться те агенты, у которых в справочнике партнеров выставлен признак Дает клиентов. В этом окне для более быстрого поиска можно наложить фильтр по названию, коду и ИНН партнера. Поиск по этим полям ведется по совпадениям в любой части слова/числового значения. Функция Искать в начале слова обеспечивает поиск по совпадениям только в начале слова и сохраняется при повторном входе в этот экран.

Ниже списка партнеров отображаются данные выделенного в списке партнера, внесенные в режиме База данных «Партнеры» (см. «Описание партнера»). Здесь отображаются: номера телефонов, факса и электронный адрес; в поле Договоры партнера отображается список договоров фирмы-владельца с выбранным партнером. По умолчанию в этом поле выбран договор, отмеченный в справочнике договоров признаком Договор по умолчанию. Если договор с партнером-покупателем не заключен – программа выдает об этом предупреждение (текст, выдаваемого здесь предупреждения можно отредактировать в системных настройках ПК «Мастер-Тур» см. «Дополнительные системные настройки»). Если срок действия такого договора прошел, то он подсвечивается серым цветом и выдается дополнительное предупреждение.
В поле Лицо, заключающее договор (здесь под «договором» подразумевается «договор на тур») можно выбрать представителя партнера, и тогда поля ФИО, Телефон, E-mail, Паспорт, Адрес заполнятся автоматически значениями из справочника, иначе эти поля можно заполнить вручную. В поле Примечание можно указать какую-либо полезную информацию. Если путевка будет оформлена «индивидуально», то лицом, заключившим договор, по умолчанию будет считаться турист, отмеченный признаком Главный турист в экране ввода данных туриста.
Вся выше описанная информация будет зафиксирована в создаваемой путевке.
В окне выбора покупателя по кнопке можно перейти в режим База данных «Партнеры», по кнопке – в окно информации о партнере, по кнопке Задолженности партнера – посмотреть долг партнера перед фирмой-владельцем по неоплаченным путевкам и по путевкам, аннулированным со штрафом. По нажатии кнопки ОК, если для данного партнера в справочнике зафиксирована величина комиссии, то поле Скидка на человека в экране Оформление клиентов заполнится автоматически.

Формирование цен на услуги и расчет стоимости тура

Если в ценах на услугу вносить/менять Нетто или Брутто, то эти поля помечаются символом либо символом в случае, если для пересчета значения применена некая функция, например, из величины брутто вычтена величина скидки (при ручном вводе цен).
Кнопка Расчет служит для автоматического расчета стоимости тура. При нажатии на кнопку автоматически рассчитываются поля Скидка, К оплате и Стоимость тура.
Поле Стоимость тура определяет стоимость тура по прайс-листу без учета комиссии или скидки.
Поле К оплате – это сумма, которая будет выставлена к оплате для туриста. При оформлении тура на индивидуального туриста она равна стоимости тура за вычетом суммы комиссии (скидки). Если покупателем выступает агентство, то расчет суммы зависит от типа договора, заключенного с партнером-покупателем (см. «Справочник Типы договоров»).
Поле Скидка на человека может заполняться вручную и может устанавливаться как в процентах от стоимости услуг, так и в абсолютном выражении на всю стоимость тура. Скидка будет учтена автоматически после выбора агента, у которого установлена комиссия по умолчанию, и рассчитывается от стоимости услуг (Брутто), на которые разрешено давать комиссии (в справочнике цен установлен признак Комиссия). В момент оформления путевки, по нажатии кнопки Оформить, в диалоговом окне будет предложено выбрать основание для скидки. По кнопке в окне можно перейти к редактированию справочника Основания скидок.

Режим ручного формирования цены используется при оформлении путевок на индивидуальные туры, когда цена на продаваемые услуги не внесена заранее в справочник цен. Для корректного расчета сумм из редактируемого поля рекомендуется выходить клавишей табуляции или Enter.
У менеджера, оформляющего путевку, есть две возможности по внесению цены:
1. Самый простой путь: в поле К оплате вносится вручную конечная стоимость путевки. После нажатия клавиши табуляция или Enter введенная сумма автоматически разносится по услугам, по колонке Брутто. НЕДОСТАТКОМ данного способа является неправильное разнесение конечной стоимости по услугам. Как правило, вся полная стоимость ложится на одну из услуг, что приводит к дополнительным вопросам при работе в режиме Взаиморасчеты с партнерами. Для оформления заявки подобным образом, не нажимая кнопки Расчет, нажмите Оформить (иначе внесенные суммы обнулятся).
2. На наш взгляд является более корректным. Менеджер самостоятельно вносит суммы нетто и брутто по каждой услуге. Колонку Нетто можно не заполнять, НО – это также приведет к вопросам в режиме Взаиморасчеты с партнерами. Также не требуется обязательного заполнения колонки Брутто по всем услугам. Достаточным будет разнесение цены по услугам с точностью до партнера, например, если проживание и трансфер берутся у одного партнера, то достаточно внести стоимость всех услуг, берущихся у этого партнера в услугу проживание (или трансфер).
Чтобы указать агентскую комиссию в этом режиме в абсолютном выражении необходимо в нижней части экрана внести значение в поле Скидка на человека и переключиться с опции % на $. Если вносить сумму в поле Скидка, то опция переключится автоматически и будет пересчитано значение Скидка на человека. При этом, если в таблице с услугами в колонке Скидка стоят «0», скидка разносится пропорционально стоимости услуг. Если вы хотите, чтобы скидка разносилась только по определенным услугам, тогда перед внесением конечной суммы комиссии удалите цифры в колонке Скидка в строках услуг, с которых комиссия не должна даваться.
Чтобы рассчитать скидку в % – внесите значения в колонке % скидки для каждой услуги, на которую необходимо дать комиссию. В этом случае значение в поле Скидка на человека не рассчитывается – рассчитается только общая величина скидка в поле Скидка.

Оформление путевки

Поле Путевка заполняется программой автоматически, номер путевки является уникальным и содержит информацию о стране, дате начала тура и порядковый номер данной турпутевки на этот заезд:
– первые три буквы в номере путевки – это английский код города (если код не заведен, печатается код «ttt»).
– 1-я цифра – год,
– 3-я и 4-я – месяц
– 5-я и 6-я – число
Буквы и цифры при оформлении идут по алфавиту и по порядку соответственно.
Нумерация путевки может быть настроена в вашем формате (см. «Системные настройки»).

Номер путевки может быть также указан вручную. ПК Мастер-Тур отслеживает уникальность номера и при попытке назначить уже существующий номер программа автоматически присвоит свой номер и именно под этим номером эта путевка будет оформлена. Оформленную путевку можно переименовать (см. раздел «Редактирование путевки»).

Копирование услуг из оформленной путевки

Блок Предыдущие позволяет загрузить в экран Оформление клиентов набор услуг из ранее оформленных путевок. Новая путёвка, полученная копированием услуг из другой путёвки, «привязывается» к туру, выбранному в этом экране.

Сразу после оформления путевки автоматически загружается экран для внесения данных о туристах.

Данные о туристе

Ввод данных туриста

Внести данные о туристах можно как в таблицу на вкладке Туристы, так и на вкладке Данные о туристе, где данные сгруппированы следующим образом:

• Общая информация о клиенте: пол/возраст, ФИО туриста, добавить/найти в базе постоянных клиентов, признак главного туриста
• Паспортные данные: данные о заграничном и общегражданском паспортах
• Анкетные данные: дата, страна, место рождения, индекс, адрес, телефон, признак-состояние выдачи анкеты туристу, признак-состояние о согласии получения смс уведомления.

Общая информация о клиенте
Ввод ФИО туриста осуществляется с клавиатуры без использования сочетаний клавиш для установки заглавной буквы. Программа сама установит первые буквы заглавными, если в системных настройках ПК «Мастер-Тур» не включена функция Правило написания ФИО туристов: Все буквы заглавные (ИВАНОВ ИВАН) . Соответствующие поля на латинском языке будет автоматически заполнены по правилам транслитерации. Если латинская транскрипция не соответствует паспортному написанию, её можно отредактировать вручную в соответствующих полях. Обязательными для заполнения являются поля Фамилия, Имя. Количество туристов, которое необходимо внести определяется количеством туристов, заданных в режиме Оформление клиентов или в экране Турпутевка. Если количество внесенных туристов будет меньше требуемого количества, то при выходе из этого экрана программа сообщит об этом и попросит подтвердить намерение выйти. Для увеличения количества туристов см. «Изменение количества человек». Для ввода данных о туристе можно воспользоваться кнопкой Найти и взять данные из базы постоянных клиентов (см. ниже «Работа с постоянными клиентами»).

Необходимо учесть, что выбор квот (авиабилеты, номер и пр.) осуществляется при оформлении услуг турпутевки. Поэтому, даже если Вы не ввели фамилии туристов, но в путевке выбраны услуги, то квоты будут уменьшены на количество выбранных услуг.

Поле-признак Заключает договор позволяет установить лицо, с которым будет заключен договор на туристское обслуживание. На этого же человека будут оформляться все финансовые и прочие отчетные документы. В таблице на вкладке Туристы строка с туристом, ответственным по договору, выделяется голубым цветом.
Паспортные данные
Поля, связанные с заполнением данных по загранпаспорту и общегражданскому, заполняются по усмотрению фирмы.
Анкетные данные
В этой группе данных поля следует заполнять особенно тщательно, если они участвуют в формировании посольской анкеты либо в случае с постоянным клиентом, если вы планируете делать рассылку по эти адресам.
В выпадающем списке в поле Гражданство находится список стран, сформированный в справочнике Страны. Это поле можно также заполнить вручную.
Кнопка Анкета туриста, и кнопка Анкета Анкета на панели инструментов осуществляет переход в экран редактирования анкеты туриста (см. «Анкета туриста»).
Признак Анкета выдана позволит в последующем делать отбор путевок по этому признаку в экране Проведение туров.
Признак Согласен получать смс уведомления позволит в последующем производить отправку смс по телефону, указанному у данного туриста в экране Список постоянных клиентов.
Данные туристов также можно импортировать из другой путевки, из текстового файла, файла формата MS Word, MS Excel или любого другого табличного формата (см. ниже «Импорт туристов»).
При сохранении информации о туристах происходит проверка на «двойников». Если фамилия и имя туриста встречается в других путевках на ту же дату заезда, то программа выдает об этом предупреждение: в дополнительном окне будет отображаться информация о фамилии туриста, номере, стоимости, покупателе и статусе путевки.