Master-Interlook:How to start with reservations

Version 9-11-2012.

Create reservation

Work is made through a single screen interface Reservations for reservations received via exchange plug-in, booked through the PS "Master-Interlook Web», or created manually.

Для создания новой путевки вручную необходимо открыть экран Reservations (меню Tools пункт Manual reservations maker)(можно использовать клавиши быстрого доступа Ctrl + R) и осуществить следующие действия:

• Выбрать город предоставления услуг (список City).
  

В случае наличия услуг в нескольких городах - город предоставления первой услуги проживания

• Выбрать партнера-покупателя (список Customer) - в качестве партнера-покупателя в текущей версии программы может выступать только партнер типа Tour operator.
  

При этом Check-in date будет автоматически установлена в текущую дату (данная дата автоматически меняется на наиболее раннюю дату начала предоставления услуги).

Создание услуг

При создании услуг следует обращать особое внимание на выбор партнера-покупателя (Customer) – для выбора доступны партнер-туроператор, выбранный при создании заявки а также главные партнеры-владельцы программы.
Выбор партнера-покупателя определяется особенностями продажи услуги:

Услуги, для которых в качестве покупателя указан партнер-владелец программы не попадают в инвойс, выставляемый туроператору -
таким образом есть возможность разграничения услуг, проданных туроператором отправившим туристов и услуг, проданных на месте 
(например экскурсии, локальные дополнительные услуги в отеле и т.д.)

Также необходимо обратить внимание на выбор партнера-поставщика услуги. Например, при выборе данного партнера для услуги проживания им может быть как непосредственно отель, так и партнер-посредник. При этом по умолчанию в качестве поставщика предлагается именно отель – в случае наличия цен только для партнера-посредника необходимо указать его при создании услуги явно.

В случае наличия проблем в созданных услугах, проблемные записи подсвечиваются желтым цветом и при наведении курсора на такую запись появляется всплывающая подсказка с детализацией проблемы.

Также эта информация выводится в предупреждающем сообщении при сохранении путевки.

Подробнее см. Проверка корректности ввода данных

Создание туристов

Работа с туристами осуществляется на вкладке Tourist.
Для взрослых туристов (MR или MRS)обязательными для заполнения являются поля Surname (Фамилия) и Name (Имя).
Для детей (CHD или INF) кроме фамилии и имени обязательно заполнение поля Date of birth (Дата рождения).
Подробнее см. Закладка Tourist
Связывание туристов с услугами осуществляется на вкладке Tourist by service по выделенной услуге.
Подробнее см. Закладка Tourist by service

Работа со статусами путевки / услуг

Смена статуса путевки осуществляется в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Change status в заголовке путевки.
Подробнее см. Работа с путевками
Смена статуса услуги осуществляется в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Change status в списке услуг по выделенной услуге (альтернативно данное окно вызывается двойным щелчком мыши на поле Status соответствующей услуги).
Подробнее см. Работа с услугами в путевке

Смена статуса путевки не влияет на смену статуса услуг.
Смена статуса услуг влияет на статус путевки следующим образом:

• Если хотя бы одна услуга имеет статус Wait – путевка принимает статус Waiting confirmation;
  
• Если все услуги имеют статус Confirmed – путевка принимает статус Confirmed;
  
• Если хотя бы одна услуга имеет статус Not confirmed – путевка принимает статус Not confirmed.
  

При смене статуса на уровне путевки у пользователя есть две возможности:

1. Изменить одновременно со статусом путевки статусы услуг в путевке. Для этого в диалоге изменения статуса необходимо проставить признак Services change status.
   
2. В случае изменения статуса путевки на Confirmed одновременно сформировать запрос на подтверждение в отель (отели) - Booking request. Для этого в диалоге изменения статуса необходимо проставить признак Print confirmation
   

Внимание! Для осуществления формирования отчета Booking request необходимо предварительно установить данный отчет
(подробнее см. Отчет 4000 Booking Request) и настроить его вызов в экране Report tuning (подробнее см. Экран Report tunning).

В процессе настройки в экране Report tuning  в поле The screen для данного отчета необходимо установить значение Change status.

Аннуляция путевки

Аннуляция путевки осуществляется нажатием кнопки Cancel в заголовке путевки.
Подробнее см. Работа с путевками

Аннуляция услуги

Для аннуляции услуги необходимо выбрать нужную услугу и нажать кнопку Cancel service. При этом открывается диалог аннуляции, в котором пользователь может изменить статус для аннулируемой услуги, а также установить сумму штрафа (фактически - новую стоимость данной услуги) – данная сумма будет включена в инвойс, выставляемый туроператору.
В процессе аннуляции услуг пользователь имеет возможность выбрать причину аннуляции (эта причина будет внесена в название аннулированной услуги в данной заявке), выбрать новый статус для аннулированной услуги, а также установить сумму штрафа (по умолчанию равна стоимости услуги).
Подробнее см. Работа с путевками В процессе аннуляции программа предлагает статус, согласующийся с новым состоянием данной услуги относительно текущего статуса, в соответствии со следующими правилами:

Статус, предлагаемый программой при аннуляции (данный статус можно изменить)

• Если статус был Wait - услуга принимает статус Confirmed;
  
• Если статус был Wait (но действие по услуге Sent request или Sent Cancel или Sent Change) - услуга принимает статус Wait;
  
• Если статус был Confirmed - услуга принимает статус Wait;
  
• Если статус был Not confirmed - услуга принимает статус Confirmed.
  

В случае, если первоначальный статус услуги был Not Confirmed' сумма штрафа по умолчанию будет равной нулю.

Информация о выставленных инвойсах по путевке

Информация о выставленных Инвойсах по заявке отображается во вкладке Invoices&Payments экрана Reservations.

Подробнее см. Invoice & Payments

Признак услуги Need invoice remaking

При изменении стоимости брутто услуги (а также при изменении любого параметра, влияющего на ее стоимость брутто или перебронировании услуги из ПК «Мастер-Interlook Web»), по которой был выставлен инвойс, автоматически проставляется признак Need invoice remaking.
Так же признак Need invoice remaking проставляется для услуги при её аннуляции и для всех услуг при аннуляции путевки.
Если для путевки не выставлен инвойс или в путевке есть хотя бы одна услуга, для которой проставлен признак Need invoice remaking, или в путевку добавлена новая услуга после выставления инвойса, то для всей путевки проставляется признак Need invoice remaking.
В этом случае можно создать новый инвойс, он выставится на разницу стоимости услуги и уже выставленных инвойсов, либо отредактировать уже существующий инвойс.