Мастер-Тур:Оформление путевок

Версия статьи от 16-01-2012.

Для оформления путевки нужно выполнить последовательно следующие действия: определить маршрут поездки, сформировать пакет услуг, входящих в тур, ввести данные туристов.

Оформление заявки

Режим «Оформление клиентов»

Для оформления заявки необходимо воспользоваться режимом Оформление клиентов, выбрав соответствующий пункт в главном меню ПК "Мастер-Тур" (из раздела Реализация турпродукта), после чего загрузится экран Оформление клиентов. В строке с описанием услуги поле Чел окрашивается:

• Без цветового обозначения, если услуга неквотируемая.
• В зелёный цвет, если для услуги есть подходящая квота.
• В розовый цвет, если услуга встанет на запрос (Request).
• В желтый цвет, если наступил релиз-период.
• В красный цвет, если установлен Stop-Sale.

В этом экране также можно для услуги установить атрибут Не снимать квоту при бронировании: если этот атрибут включен, то при оформлении клиентов такая услуга будет ставиться на запрос даже при наличии квоты. Данный атрибут доступен в контекстном меню, вызываемом левой кнопкой мыши на строке с услугой.Если в настройках ПК "Мастер-Тур" включена опция Показывать прибыль в экране «Оформления клиентов», то в нижнем правом углу экрана будет отображаться величина прибыли / убытка.
Вызвав в экране правой кнопкой мыши контекстное меню, можно настроить отображение необходимых полей.

Режимы Наличие мест и Пакеты в верхней правой части экрана позволяют посмотреть наличие свободных мест и привязку данной услуги к существующим пакетам. В окне Наличие мест отображается количество свободных квот для услуг Авиаперелет и Проживание на три ближайшие даты заезда для выбранного тура.

Выбор страны, города, пакета услуг (сформированного тура) и даты заезда

Для начала оформления заявки необходимо выбрать в соответствующих полях страну въезда, город, сформированный тур, дату заезда. Таким образом, в поле Тур присутствует только туры, для которых в режиме Конструктор туров заданы Даты туров. Здесь опция Все туры позволяет загрузить в список все туры без привязки к выбранному городу. В процессе загрузки услуг в окно Программа тура могут выдаваться разного рода программные предупреждения, например: об истечении релиз-периода для услуг или постановке отеля на stop-sale, о не соответствии даты обратного а/п окончанию услуги проживании, об отсутствии данного рейса на выбранную дату, о недостатке дней для начала предоставлении услуги и др. Такие услуги программой считаются некорректными и будут выделены розовым цветом. Кроме того, могут выдаваться другие дополнительные предупреждения регулируемые пользователем в режиме Настройки (см. «АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ») и в справочнике Система оповещений (см. п. «Система оповещений»).
Если на тур действуют наценки, созданные в режиме Конструктор туров, то в экране, ниже поля выбора туров, будет отображаться надпись: Внимание! Действует наценка!.
Если путевка будет оформляться индивидуально, т.е. без привязки к конкретному туру, дата заезда указывается в левом нижнем углу экрана в полях Договор на тур с ... по... Датой окончания тура считается день предоставления последней услуги.

Запрет на создание путевки с прошедшей датой заезда регулируется настройкой Разрешить создавать путевку на прошедшую дату в группе Actions, созданной в программе AdminMS.exe.

Выбор города начала поездки

В поле Город начала поездки, как правило, выбирается город предоставления первой услуги. По умолчанию устанавливается город, указанный для тура в режиме Конструктор туров. Данное поле в дальнейшем позволит оптимизировать отбор путевок в экранах Проведение туров и Работа менеджеров. Если в системных настройках ПК "Мастер-Тур" включена функция Обязательное указание города начала поездки, то при нажатии на кнопку Оформить, программа выдаст предупреждение и продолжить оформление будет нельзя до тех пор, пока не будет указан соответствующий город.

Выбор ответственного по туру менеджера/отдела

Поле Ведущий менеджер позволяет назначить менеджера, который в дальнейшем будет вести работу по уже сформированным путевкам. В этом поле не отображаются менеджеры, логин которых заблокирован в программе AdminMS.exe. По умолчанию в этом поле значения выставляются в соответствии со следующими приоритетами (только в том случае, если не выставлена настройка Привязка путевок к отделу):
1. Ведущий менеджер по партнеру (агенту), заданный в справочнике партнеров (см. «Информация о партнере»)
2. Ведущий менеджер по туру, заданный в конструкторе туров
3. Если нет п.п. 1-2, то текущий пользователь - пользователь, осуществивший вход в систему.
Если в настройках ПК "Мастер-Тур" включена функция Привязка путевок к отделам, то подпись к полю изменится на Ведущий отдел, и сюда будет подгружаться название отдела, который был установлен ведущим при создании этого тура. Если ведущий отдел для данного тура не задан – будет подгружаться название отдела, к которому «привязан» текущий пользователь. Далее путевка будет «привязана» к указанному здесь отделу.

Добавление/Редактирование услуг

Можно оформить путевку на базе типового тура или оформить из отдельных услуг (блоков услуг).
Рассмотрим вариант оформления туристов на базе уже созданного тура. В поле Тур выбираем необходимый тур, в поле Дата заезда нужную дату. В окно Программа тура программа сформирует строки, включающие в себя описание услуг. Дополнительно в контекстном меню настроек экрана можно опционально выбрать отображение полей № Договора и Территория налогообложения.
Таким образом, у менеджера, осуществляющего создание или редактирование заявки, имеется возможность:

• указать тип и номер договора, согласно которому была приобретена услуга
• указать территорию, на которой осуществляется услуга (возможны только два варианта: национальная, заграничная)

Данная информация в дальнейшем может быть использована при формировании отчета «Счет» в ПК "Мастер-Тур".
Оформление из отдельных услуг аналогично созданию тура в конструкторе туров. Основное отличие – в конструкторе создается «шаблон» тура, которым можно воспользоваться неоднократно, а в экране Оформление клиентов набор услуг создается только для одной конкретной заявки.
По нажатии кнопки Добавление блока услуг в загрузившемся окне Копирование блока в списке Сформированные туры (пакеты), если не выставлен признак Все блоки, отображаются все туры, у которых нет дат заезда и в которых есть услуги, привязанные к выбранному городу, если нет города – к стране. В фильтры Страна, Город по умолчанию значения передаются в зависимости от выбранной в данный момент услуги.

Изменение продолжительности тура

Поменять продолжительность тура можно изменив продолжительности услуг, дату начала/окончания услуги или, в нижнем левом углу экрана, в поле Всего дней. При этом если эти параметры менять у услуг, для которых даты начала/окончания и продолжительность услуги будут совпадать с такими же параметрами тура, то программа предложит автоматически изменить продолжительность тура. При согласии на изменение продолжительности тура автоматически будут изменены продолжительность и дата окончания всех услуг тура (для тех услуг в туре, для которых разрешено изменение этих параметров).

Количество оформляемых туристов

После выставления числа в поле Туристов в нижней части экрана программа автоматически проставит это число в колонке Человек для каждой услуги. Если по туру число туристов на конкретные услуги отличается от общего числа туристов по туру, то в колонке Человек в таблице услуг необходимо вручную проставить нужное количество. Например, по туру едет семья: двое взрослых (услуга проживания – двухместный номер, взрослые на основном) плюс ребенок (услуга проживания – двухместный номер, ребенок на доп. месте). В первой строке «Проживание» у взрослых ставим количество человек – «2», в строке «Проживание» на ребенка ставим «1».

В настройках ПК "Мастер-Тур" можно задать количество человек при оформлении заявки по умолчанию.

Выбор покупателя, на которого оформляется путевка

В поле Покупатель содержится информация о покупателе. Это может быть как турагентство, так и индивидуальный турист. В первом случае в поле будет отображено краткое название фирмы, во втором случае – признак Индивидуально.
Для того чтобы выбрать агента, справа от этого поля следует нажать кнопку Выбор покупателя, и в появившемся окне Выбор покупателя для оформления заявки выбрать требуемого. В списке будут отображаться те агенты, у которых в справочнике партнеров выставлен признак Дает клиентов. В этом окне для более быстрого поиска можно наложить фильтр по названию, коду и ИНН партнера. Поиск по этим полям ведется по совпадениям в любой части слова/числового значения. Функция Искать в начале слова обеспечивает поиск по совпадениям только в начале слова и сохраняется при повторном входе в этот экран.

Ниже списка партнеров отображаются данные выделенного в списке партнера, внесенные в режиме База данных «Партнеры» (см. «Описание партнера»). Здесь отображаются: номера телефонов, факса и электронный адрес; в поле Договоры партнера отображается список договоров фирмы-владельца с выбранным партнером. По умолчанию в этом поле выбран договор, отмеченный в справочнике договоров признаком Договор по умолчанию. Если договор с партнером-покупателем не заключен – программа выдает об этом предупреждение (текст, выдаваемого здесь предупреждения можно отредактировать в системных настройках ПК «Мастер-Тур» см. «Дополнительные системные настройки»). Если срок действия такого договора прошел, то он подсвечивается серым цветом и выдается дополнительное предупреждение.
В поле Лицо, заключающее договор (здесь под «договором» подразумевается «договор на тур») можно выбрать представителя партнера, и тогда поля ФИО, Телефон, E-mail, Паспорт, Адрес заполнятся автоматически значениями из справочника, иначе эти поля можно заполнить вручную. В поле Примечание можно указать какую-либо полезную информацию. Если путевка будет оформлена «индивидуально», то лицом, заключившим договор, по умолчанию будет считаться турист, отмеченный признаком Главный турист в экране ввода данных туриста.
Вся выше описанная информация будет зафиксирована в создаваемой путевке.
В окне выбора покупателя по кнопке можно перейти в режим База данных «Партнеры», по кнопке – в окно информации о партнере, по кнопке Задолженности партнера – посмотреть долг партнера перед фирмой-владельцем по неоплаченным путевкам и по путевкам, аннулированным со штрафом. По нажатии кнопки ОК, если для данного партнера в справочнике зафиксирована величина комиссии, то поле Скидка на человека в экране Оформление клиентов заполнится автоматически.